Disciplinare per Modulistica e Documenti di Spesa

DISCIPLINARE per MODULISTICA e DOCUMENTI di SPESA

CONSORZIO FERRARA RICERCHE (CFR)

Gli uffici del CFR rispettano il seguente orario di apertura al pubblico:

dal lunedì al venerdì, dalle ore 8,30 alle ore 13.00.

PREMESSA

Allo scopo di mantenere e se possibile migliorare alcune fra le sue caratteristiche più apprezzate, come il clima di cortesia, il livello minimo di burocrazia ed il costante atteggiamento di problem solving dei suoi dipendenti, il CFR presenta il suo Regolamento di Spesa come ulteriore elemento di garanzia di efficienza e di semplificazione delle procedure.
Le richieste di spesa o i rimborsi di spese già sostenute saranno più rapidamente evase se accompagnate dai relativi modelli - scaricabili dal sito www.consorzioferrararicerche.it - opportunamente compilati e firmati dal Responsabile Scientifico.
L’inoltro dei modelli al CFR può essere fatto
(i) con consegna diretta,
(ii) per posta ordinaria,
(iii) mediante fax (0532-767347) o
(iiii) per mail (cfr@unife.it, att.ne Segreteria).
I documenti giustificativi devono essere inoltrati in originale.

1. SPESE di MISSIONE

(Mod. RFM – RIMBORSO SPESE DI FINE MISSIONE)

1.1 Il rimborso delle spese di missione spetta ai Componenti dello staff della ricerca, e ad ogni altro Collaboratore esterno per il quale il Responsabile scientifico, mediante la firma del mod. RFM, certifica che la missione è inerente alla ricerca.

1.2 Per ogni singola missione deve essere compilato un singolo mod. RFM- “RIMBORSO SPESE DI FINE MISSIONE”.

1.3 Di regola i rimborsi vengono liquidati dal CFR una sola volta alla fine di ogni mese.

1.4 I modelli pervenuti al CFR entro il 20 di ogni mese, se adeguatamente compilati (in particolare, oltre alla firma del Responsabile scientifico devono contenere
(i) data di partenza,
(ii) data di arrivo,
(iii) luogo e
(iiii) finalità della missione)
saranno evasi entro la fine dello stesso mese.

1.5 Rimborsi analitici (punto 5 del Mod. RFM).

Il CFR può rimborsare:

1.5.1 Spese di vitto e alloggio (ricevute fiscali di ristoranti ed hotel, scontrini di bar)

1.5.2 Spese di viaggio in treno, nave, aereo o auto (biglietti solo se presentati in ORIGINALE, scontrini di pedaggi autostradali, scontrini di parcheggio).

1.5.3 Spese sostenute per ingressi, iscrizioni a manifestazioni attinenti alla finalità della missione (biglietti, ricevute).

1.5.4 In caso di missioni effettuate per partecipazioni a Congressi è necessario allegare il relativo attestato di partecipazione.

1.5.5 In caso di utilizzo di automezzi sono rimborsabili:
1.5.5.1 Spese di carburante, a fronte della ricevuta del fornitore con indicazione
(i) dell’importo della fornitura (che dovrà essere compatibile con la lunghezza del percorso effettuato); e
(ii)della data, che dovrà essere la stessa della data della missione.
1.5.5.2 In alternativa al rimborso delle spese di carburante si potrà richiedere (punto 6 del Mod. RFM) il rimborso chilometrico, dichiarando il totale dei Km effettuati. Per ogni Km percorso verrà riconosciuto un rimborso forfettario stabilito dal CFR (attualmente 0.27 €/Km). Il totale sarà soggetto all’imposta del 20% (Ritenuta d’Acconto), che dovrà essere dichiarata nei redditi dell’anno successivo.

1.6 Spese di taxi (ricevute) per trasporti
1.6.1 nel luogo della missione.
1.6.2 di Ospiti o di materiale ingombrante (come da dichiarazione da allegare).

1.7 Spese telefoniche (Mod.RABS - RICHIESTA ACQUISTO BENI e/o SERVIZI)
1.7.1 Le ricariche telefoniche sono rimborsabili esclusivamente a presentazione di scontrino fiscale o ricevuta rilasciata dal rivenditore.
1.7.2 Non sono rimborsabili le carte telefoniche, sia in Italia che all’estero.

1.8 Missioni in regime di DIARIA (punto 6 del Mod. RFM)
Per missioni in Italia, di durata superiore ad 1 giorno, il regime di diaria - in alternativa al regime di rimborso a pié di lista di cui al punto 1.5 di questo regolamento - costituisce una eccezione, che deve essere preventivamente richiesta dal Responsabile scientifico ed autorizzata dal CFR.

1.8.1 La diaria giornaliera (attualmente per le missioni in Italia equivale a 50,00 €/die) è comprensiva di tutte le spese di vitto e di alloggio. Il totale sarà soggetto all’imposta del 20% (Ritenuta d’Acconto), e dovrà essere dichiarato nei redditi dell’anno successivo.

1.8.2 In regime di diaria è comunque possibile richiedere il rimborso:
1.8.2.1 del solo vitto, nel qual caso la diaria verrà rimborsata ai 2/3 del suo valore;
1.8.2.2 del solo pernottamento, nel qual caso la diaria verrà rimborsata a 1/3 del suo valore.

1.9 Missioni all’estero
Per le missioni all’estero, a parte il rimborso dei documenti giustificativi delle spese di viaggio, si applica di regola il regime di diaria, il cui valore è fissato con decreto del Ministero del Tesoro.

1.10 Nel caso di missioni di più giorni per le quali – per qualsiasi motivo – non si presentino tutte o in parte i documenti giustificativi delle spese di viaggio, vitto e alloggio, il Responsabile Scientifico è tenuto a sottoscrivere la dichiarazione che le spese per le quali non si richiede il rimborso, sono state sostenute da altro Ente, o che non sono state sostenute (punto 8 del Mod. RFM).

1.11 Al modulo di richiesta rimborso dovranno essere allegati tutti i documenti in originale e la SCHEDA ANAGRAFICA (Mod. SAF.- Scheda Anagrafica e fiscale), che riporta i dati anagrafici ed i dati bancari del Richiedente. Se la scheda anagrafica non ha variazioni rispetto ad altra già precedentemente presentata, sarà sufficiente barrare la rispettiva casella (punto 9 del Mod. RFM).

2. RIMBORSO e/o PAGAMENTI per SPESE di OSPITALITÀ
(Mod. RSO - RIMBORSO O PAGAMENTO SPESE DI OSPITALITÀ)

2.1 Le spese per ospitalità (hotel, ristoranti ecc.) o le spese di rappresentanza potranno
2.1.1 essere pagate direttamente dal CFR, a ricevimento del
(i) Mod. RSO firmato dal Responsabile Scientifico, in cui dovrà essere indicato il nominativo dell’Ospite; oppure a fronte di
(ii) fattura intestata al CFR, relativa ai servizi offerti.
2.1.2 essere anticipate dal Responsabile, che richiederà il relativo rimborso allegando al Mod. RSO la ricevuta dei servizi utilizzati, barrando la casella “rimborso” ed indicando sempre i nominativi dei partecipanti.

3. RICHIESTA ANTICIPI di CASSA o di MISSIONE
Mod. RAFC - RICHIESTA ANTICIPO FONDO CASSA
Mod. DSAC - DISTINTA SPESE ANTICIPI CASSA/MISSIONE
Mod. RAM - RICHIESTA ANTICIPO PER MISSIONE

3.1 L’erogazione dell’anticipo di cassa da parte del CFR avverrà entro 72 ore dalla presentazione del Mod. RAFC - RICHIESTA ANTICIPO FONDO CASSA. L’importo massimo erogabile è di 250.00 €. La rendicontazione deve pervenire entro 3 mesi dalla data di erogazione, allegando i documenti di spesa al Mod. DSAC - DISTINTA SPESE RENDICONTATE SU ANTICIPO CASSA. La corresponsione dell’importo è subordinata alla rendicontazione di eventuali precedenti anticipi.

3.2 L’erogazione dell’anticipo di missione da parte del CFR avverrà entro 72 ore dalla presentazione del Mod. RAM - RICHIESTA ANTICIPO MISSIONE. L’importo massimo erogabile è l’80% dell’importo presunto della missione. La relativa rendicontazione dovrà pervenire al CFR al termine della missione con il Mod. DSAC – DISTINTA SPESE RENDICONTATE SU ANTICIPO MISSIONE.

3.3 SERVIZIO di BIGLIETTERIA
3.3.1 E’ possibile effettuare la prenotazione di biglietti aerei, ferroviari o marittimi attraverso il CFR, prendendo prima accordi con l’Agenzia di viaggi ed inviando poi al CFR il relativo Mod.RIP – RICHIESTA ISCRIZIONI CONGRESSI/CORSI – PRENOTAZIONE ALBERGHIERA E BIGLIETTERIA AEREA/FFSS. Il CFR provvederà ad inviare all’Agenzia la conferma di prenotazione ed al pagamento.
Si precisa che il pagamento da parte del CFR verrà effettuato solo ed esclusivamente se al ritorno dalla missione verrà consegnato il biglietto aereo, ferroviario o marittimo in ORIGINALE.
3.3.2 Per i biglietti elettronici si richiede il rimborso allegando la stampa della prenotazione.

4. ACQUISTI (di materiale di consumo, di laboratorio e/o strumentazioni varie)
Per avere garanzia di efficienza, prima di effettuare qualsiasi tipo di acquisto è necessario inoltrare al CFR, per fax o per mail, il Mod.RABS - FOGLIO RICHIESTA ACQUISTI BENI E SERVIZI, compilato e firmato dal Responsabile Scientifico. Nessun acquisto potrà comunque essere pagato dal CFR, anche se già effettuato, nel caso in cui non vi sia la relativa capienza sul fondo della ricerca.

4.1 Tutta la procedura tramite CFR.
Occorre compilare i modelli relativi (Mod. RABI - RICHIESTA ACQUISTI BENI INVENTARIABILI; Mod. RABS - FOGLIO RICHIESTA ACQUISTI BENI E SERVIZI) ed inviarli al CFR via fax o via mail, compilati in ogni parte, senza dimenticare di indicare
(i) ciò che si vuole ordinare,
(ii) il nome del fornitore con
(iii) il numero di Fax della Ditta fornitrice,
(iv) l’indirizzo dove far recapitare il materiale e
(v) un nominativo ed un telefono di riferimento.

4.2 Ordine diretto e pagamento tramite CFR.
Il Responsabile Scientifico o i Collaboratori possono effettuare l’ordine anche direttamente. In questo caso si devono inviare al CFR via fax o via mail gli appositi modelli, specificando che l’ordine è già stato effettuato e che il CFR dovrà solamente pagare, a ricezione della relativa fattura.

4.3 Ordine e pagamento diretto.
Se un bene viene direttamente ordinato e pagato dal Responsabile o da Collaboratori, per ottenere il rimborso della spesa è sufficiente allegare al modulo la relativa fattura quietanzata, intestata al CFR. Potranno essere rimborsati solo documenti di spesa (fatture, ricevute, scontrini parlanti) intestati al CFR.